Elegir un software es igual a seleccionar “la escuela de
negocios” a la que voy a inscribir a mi empresa o negocio y aprender así lo
necesario para competir en este siglo XXI donde la tecnología, su uso y
aprovechamiento son indispensables.
Existen grandes Software’s en el mercado, que son tan
complejos de usar que requieren toda una serie de cursos y certificaciones para
poder aprovecharla al máximo y efectivamente. En cualquier caso, al adquirir un
sistema administrativo para mi negocio, sin importar el tamaño, o giro del
negocio, será necesario invertir en la capacitación y entrenamiento de todos
aquellos involucrados en el uso de las herramientas.
Mientras más grande el negocio, más información necesita
manejar, más grande el software y más compleja la implementación y más
servicios de consultoría, capacitación y administración del cambio serán
necesarios para que la tecnología funcione apropiadamente.
Como sabemos, los costos de una implantación no están ni en
el Software, ni en el Hardware. Están en las clases, cursos, certificaciones y
consultorías operativas y de cambio necesarias para que funcione. Lo anterior
incluye a todos los niveles de la organización, todos debemos aprender “al
mismo tiempo” como usar y aprovechar la tecnología, para que ésta funcione
correctamente.
Por esta razón es muy importante también elegir a un
proveedor con la experiencia, conocimiento del software y negocios de
vanguardia y que ofrezca el mejor servicio. Ya que cuando elegimos el software,
decidimos “casarnos” con una determinada marca o casa de software (como cuando
adquirimos un auto) y al mismo tiempo decidimos por un proveedor de servicios
TI para el outsourcing*, y nos provea los mencionados servicios.
Si iniciamos seleccionando el SW apropiado, considerando los
criterios anteriores, nuestras posibilidades de tener éxito en nuestra
iniciativa aumentarán.
Al implantar ERP correctamente, traemos al siglo XXI a
nuestros negocios, nuestros colaboradores y a nosotros mismos; al adoptar,
dominar y explotar estas maravillosas tecnologías, que son indispensables en
estos tiempos donde la hiper-competencia es una realidad; donde más y mejores
decisiones deberán ser tomadas en cada vez menor tiempo; por supuesto,
basándonos en información valiosa que nos ofrecen nuestras tecnologías
exitosamente implantadas.
El software de gestión estándar
El software de gestión estándar es aquel que tiene unas
funciones ya predeterminadas para la gestión de una empresa y "hace lo que
hace". Con cierta periodicidad el fabricante del software va actualizando
su programa incorporando nuevas funciones al mismo. El usuario poco puede hacer
por conseguir alguna modificación o mejora del mismo a la medida de sus
necesidades. Normalmente suele tener un precio más económico que las otras dos
opciones.
Este software es recomendable para empresas muy pequeñas,
con poco personal (normalmente unipersonales y con un único ordenador) y que no
requieren de ninguna herramienta especial para organizar su empresa. El dueño
de la empresa es el encargado de todas las funciones de las empresas (compras,
ventas, instalaciones, reparaciones, aplicaciones, servicio, facturación,
etc.). Al no requerir de una organización dentro de la empresa ("yo me lo
guiso, yo me lo como"), no existe más procedimiento en su gestión que la
propia labor del gerente de la empresa.
La mayor ventaja de este software es que es del tipo
"comprar listo para usar" y el mayor inconveniente es que no permite
ir creciendo a la par de la empresa.
El software de gestión personalizable
Cuando una empresa tiene ya cierto nivel (varias personas
trabajan en la empresa y usan 3 o más ordenadores para la gestión de la misma),
el software estándar se queda corto y nos es capaz de absorber la correcta,
eficiente y eficaz gestión de la empresa. En estos casos la empresa suele
querer que su software de gestión haga cosas que no están contempladas en el
mismo y comienzan a tener problemas. El empresario puede acomodarse al software
de gestión estándar y no sacar todo el partido a la tecnología o bien, puede
pensar en cambiar su tipo de software de gestión y buscar otras opciones.
El software personalizable se compone de un módulo general
donde se reflejan las operaciones que sí o sí tienen que hacer todas las
empresas (facturación, cobros y pagos, etc...) y sobre esa base general se le van
cargando módulos que van complementando las funciones del programa para
adaptarlo a la gestión de la empresa. Los fabricantes de software pueden hacer
módulos generales para sectores de actividad en concreto e incluso pueden
desarrollar soluciones a medida para casos de gestión específicos. De esta
forma el empresario dispone de una herramienta de gestión que se adapta a la
propia empresa, aunque sin disponer de la libertad de una programación a
medida.
El software de gestión a medida
Esta opción está en desuso actualmente y sólo la usan,
normalmente, empresas medianas y grandes, ya que disponen de la capacidad
económica suficiente para realizar un programa a la medida de sus necesidades.
Además, estas empresas están cambiando sus programas desarrollados a medida por
nuevas soluciones de software personalizable con desarrollos a medida para
tareas en concreto dentro de su gestión.
Este software de gestión es el que se desarrolla para una
empresa en concreto y para unos objetivos muy concretos. Su elaboración es
larga en el tiempo y costosa, pero si no existe en el mercado otra opción, pues
no queda más remedio que acudir a esta opción. Es un trabajo totalmente
realizado a la medida de las necesidades de una empresa.
El precio de este software al ser totalmente personalizado
para una empresa, esta debe hacerse cargo de todos los costes que rodean a la
programación: Diseño, pruebas, consultoría, análisis, etc... Es por tanto una
opción al alcance de unos pocos.
El punto más positivo es que este software puede resolver
todos aquellos aspectos de su gestión de la forma en la que usted quiere y el
punto negativo es precisamente el elevado coste que ello le supone.
La mayor ventaja es que usando este software de gestión a la
medida dispone de un mecanismo para diferenciarse de su competencia y el mayor
inconveniente es que es muy difícil compensar la inversión para diferenciarse
de la competencia con resultados positivos en su cuenta de resultados.
"Vea hechos, no sueños" es el lema para no
equivocarse en su elección.