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¿Cómo saber cuál es el mejor software para mi empresa?

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Elegir un software es igual a seleccionar “la escuela de negocios” a la que voy a inscribir a mi emp


Elegir un software es igual a seleccionar “la escuela de negocios” a la que voy a inscribir a mi empresa o negocio y aprender así lo necesario para competir en este siglo XXI donde la tecnología, su uso y aprovechamiento son indispensables.

Existen grandes Software’s en el mercado, que son tan complejos de usar que requieren toda una serie de cursos y certificaciones para poder aprovecharla al máximo y efectivamente. En cualquier caso, al adquirir un sistema administrativo para mi negocio, sin importar el tamaño, o giro del negocio, será necesario invertir en la capacitación y entrenamiento de todos aquellos involucrados en el uso de las herramientas.

Mientras más grande el negocio, más información necesita manejar, más grande el software y más compleja la implementación y más servicios de consultoría, capacitación y administración del cambio serán necesarios para que la tecnología funcione apropiadamente.

Como sabemos, los costos de una implantación no están ni en el Software, ni en el Hardware. Están en las clases, cursos, certificaciones y consultorías operativas y de cambio necesarias para que funcione. Lo anterior incluye a todos los niveles de la organización, todos debemos aprender “al mismo tiempo” como usar y aprovechar la tecnología, para que ésta funcione correctamente.

Por esta razón es muy importante también elegir a un proveedor con la experiencia, conocimiento del software y negocios de vanguardia y que ofrezca el mejor servicio. Ya que cuando elegimos el software, decidimos “casarnos” con una determinada marca o casa de software (como cuando adquirimos un auto) y al mismo tiempo decidimos por un proveedor de servicios TI para el outsourcing*, y nos provea los mencionados servicios.

Si iniciamos seleccionando el SW apropiado, considerando los criterios anteriores, nuestras posibilidades de tener éxito en nuestra iniciativa aumentarán.

Al implantar ERP correctamente, traemos al siglo XXI a nuestros negocios, nuestros colaboradores y a nosotros mismos; al adoptar, dominar y explotar estas maravillosas tecnologías, que son indispensables en estos tiempos donde la hiper-competencia es una realidad; donde más y mejores decisiones deberán ser tomadas en cada vez menor tiempo; por supuesto, basándonos en información valiosa que nos ofrecen nuestras tecnologías exitosamente implantadas.


El software de gestión estándar

El software de gestión estándar es aquel que tiene unas funciones ya predeterminadas para la gestión de una empresa y "hace lo que hace". Con cierta periodicidad el fabricante del software va actualizando su programa incorporando nuevas funciones al mismo. El usuario poco puede hacer por conseguir alguna modificación o mejora del mismo a la medida de sus necesidades. Normalmente suele tener un precio más económico que las otras dos opciones.

Este software es recomendable para empresas muy pequeñas, con poco personal (normalmente unipersonales y con un único ordenador) y que no requieren de ninguna herramienta especial para organizar su empresa. El dueño de la empresa es el encargado de todas las funciones de las empresas (compras, ventas, instalaciones, reparaciones, aplicaciones, servicio, facturación, etc.). Al no requerir de una organización dentro de la empresa ("yo me lo guiso, yo me lo como"), no existe más procedimiento en su gestión que la propia labor del gerente de la empresa.

La mayor ventaja de este software es que es del tipo "comprar listo para usar" y el mayor inconveniente es que no permite ir creciendo a la par de la empresa.


El software de gestión personalizable

Cuando una empresa tiene ya cierto nivel (varias personas trabajan en la empresa y usan 3 o más ordenadores para la gestión de la misma), el software estándar se queda corto y nos es capaz de absorber la correcta, eficiente y eficaz gestión de la empresa. En estos casos la empresa suele querer que su software de gestión haga cosas que no están contempladas en el mismo y comienzan a tener problemas. El empresario puede acomodarse al software de gestión estándar y no sacar todo el partido a la tecnología o bien, puede pensar en cambiar su tipo de software de gestión y buscar otras opciones.

El software personalizable se compone de un módulo general donde se reflejan las operaciones que sí o sí tienen que hacer todas las empresas (facturación, cobros y pagos, etc...) y sobre esa base general se le van cargando módulos que van complementando las funciones del programa para adaptarlo a la gestión de la empresa. Los fabricantes de software pueden hacer módulos generales para sectores de actividad en concreto e incluso pueden desarrollar soluciones a medida para casos de gestión específicos. De esta forma el empresario dispone de una herramienta de gestión que se adapta a la propia empresa, aunque sin disponer de la libertad de una programación a medida.

 

El software de gestión a medida

Esta opción está en desuso actualmente y sólo la usan, normalmente, empresas medianas y grandes, ya que disponen de la capacidad económica suficiente para realizar un programa a la medida de sus necesidades. Además, estas empresas están cambiando sus programas desarrollados a medida por nuevas soluciones de software personalizable con desarrollos a medida para tareas en concreto dentro de su gestión.

Este software de gestión es el que se desarrolla para una empresa en concreto y para unos objetivos muy concretos. Su elaboración es larga en el tiempo y costosa, pero si no existe en el mercado otra opción, pues no queda más remedio que acudir a esta opción. Es un trabajo totalmente realizado a la medida de las necesidades de una empresa.

El precio de este software al ser totalmente personalizado para una empresa, esta debe hacerse cargo de todos los costes que rodean a la programación: Diseño, pruebas, consultoría, análisis, etc... Es por tanto una opción al alcance de unos pocos.

El punto más positivo es que este software puede resolver todos aquellos aspectos de su gestión de la forma en la que usted quiere y el punto negativo es precisamente el elevado coste que ello le supone.

La mayor ventaja es que usando este software de gestión a la medida dispone de un mecanismo para diferenciarse de su competencia y el mayor inconveniente es que es muy difícil compensar la inversión para diferenciarse de la competencia con resultados positivos en su cuenta de resultados.

"Vea hechos, no sueños" es el lema para no equivocarse en su elección.

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