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Portalneos: la herramienta que mejora el trabajo de los asesores

Un 82,3% de los asesores afirma que Portalneos optimiza su trabajo

Así lo manifestaron los asistentes a la Jornada Informativa organizada por Computer-3 que se celebró en la Confederación de empresarios de Lugo (Cel) en la que se presentó el software de gestión de las notificaciones electrónicas de Wolters Kluwer para asesores y empresas:  Portalneos.

Un 82,3% de los asistentes afirman que Portalneos es un software útil para la gestión de las notificaciones electrónicas obligatorias, que mejora la eficiencia de las asesorías, las gestorías y de los despachos profesionales, optimizando el tiempo de trabajo.

Portalneos es el software que permite gestionar desde un único punto todas las Notificaciones Electrónicas Obligatorias: de la Agencias Tributaria, la Seguridad Social, la DGT, Lexnet, las administraciones autonómicas y locales, etc. y los certificados digitales de los clientes. Agrega automáticamente las notificaciones de entidades públicas que se van adhiriendo al sistema electrónico  por lo que se prevee que próximamente se incluya el Notifica.gal. 

La consultora de A3 software, Begoña López Barrera, destacó en la presentación, el control que se adquiere con esta herramienta sobre las Notificaciones Electrónicas Obligatorias, ya que desde un mismo punto de acceso se sincronizan todos los buzones, gestionando de manera sencilla los certificados digitales de varios nif.

Total seguridadTotal seguridad

Con Portalneos se evitan los errores humanos o pérdidas por descuidos o spam, ya que se rastrean de forma automática todos los buzones, evitando de esta manera posibles recargo o sanciones.

Ágil y sencillo

Además, es un software para asesores ágil y sencillo, donde se visualizan perfectamente los plazos de las notificaciones, los documentos y las resoluciones, que tiene un funcionamiento intuitivo y sencillo. La adaptación es rápida y muy fácil. 

Fidelización

Todas estas ventajas se notan el resultado de las asesorías, que consiguen aumentar hasta un 35% de clientes con la utilización del hardware, así como una fidelización de los mismos debido a la mejora de los resultados. 

 

Los X mandamientos del nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos para asesorías y despachos profesionales

 

El próximo 25 de mayo será obligatorio para todas las empresas y entidades cumplir con la nueva normativa europea de protección de datos aprobada por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). Trae consigo cambios importantes y profundos que se tienen que implementar en todas las organizaciones que manejan datos de carácter personal, teniendo un especial impacto en el ámbito de las asesorías y despachos profesionales debido al sector empresarial en el que prestan sus servicios y al constante tratamiento de datos personales que llegan a efectuar.

Para ayudar a comprender las nuevas obligaciones desde Computer-3 hemos elaborado un decálogo de mandamientos que reúne los principales aspectos para adaptar el tratamiento de datos personales que se efectúan en las asesorías y despachos profesionales al nuevo reglamento europeo.

 

Mandamiento I: Realizarás una evaluación de riesgos de todas tus operaciones

 Realizarás una valoración objetiva de los riesgos que entrañan los tratamientos que llevas a cabo en tu asesoría o despacho para los derechos y libertades de las personas. Así, podrás identificar los riesgos a los que estás expuesto y podrás determinar los controles y medidas de seguridad que tendrás que aplicar para mitigarlos. En determinados supuestos, debido al alto riesgo que se puede derivar de algún tratamiento, se procederá a la realización de Evaluaciones de Impacto sobre la protección de datos.

Mandamiento II: Registrarás todas las operaciones de tratamiento de datos personales. 

Tienes la obligación de llevar un registro interno en el que se recoja, en todo momento y de forma actualizada, todas las operaciones de tratamiento de datos personales que llevas a cabo en tu asesoría o despacho, en el que se reflejarán todos los aspectos que requiere la nueva normativa.

Mandamiento III: Informarás a tus clientes de los tratamientos de datos

Informarás de manera detallada, transparente y clara de todos los tratamientos que vas a realizar con los datos personales de tus clientes, informándolos del responsable de tratamiento, finalidades, legitimación del tratamiento, tiempo de conservación de los datos, cesiones o comunicaciones de datos que se realizarán, así como de la manera de poder solicitar el ejercicio de sus derechos.

Mandamiento IV:  Recogerás consentimientos expresos

Cuando se tratan datos personales considerados de categorías especiales, tienes que recoger consentimientos explícitos, que serán a través de una acción afirmativa del titular de los datos. Queda prohibido los consentimientos tácitos.

Mandamiento V: Serás proactivo en el cumplimiento de la normativa

Serás diligente en el cumplimiento de la normativa y de todas las obligaciones que impone. Para ello, deberás aplicar de manera efectiva todas las medidas y controles de seguridad que te permitan mitigar tus riesgos, así como tener en cuenta la protección de datos desde el diseño y por defecto en todas operaciones de tratamiento de datos que realices en tus oficinas.

Mandamiento VI: Comunicarás las quiebras de seguridad

Siempre que te suceda algún incidente de seguridad que ponga en riesgo la confidencialidad, integridad o disponibilidad de tus sistemas de información, procederás a su comunicación a la Agencia Española de Protección de Datos y a las personas que se pudiesen ver afectadas por la quiebra.

Mandamiento VI: Formarás a tus trabajadores

Debido a la gran relevancia que tiene el factor humano en el tratamiento de datos, formarás e informarás a tus trabajadores de todas las obligaciones, procedimientos y protocolos de seguridad que tienen que cumplir en su puesto de trabajo respecto de los datos personales a los que acceden.

Mandamiento VIII: Firmarás contratos con tus clientes y proveedores

Firmarás contratos de prestación de servicios, de manera escrupulosa, con todos tus clientes en los que se regulen todos los aspectos del encargo de tratamiento que te realizan y por el que vas acceder a sus datos.

Con tus proveedores de servicios también firmarás contratos de prestación de servicios que recojan todos los aspectos del encargo que les realizas. Además, serás diligente en la elección de tus proveedores de servicios, ya que solamente los podrás contratar en el caso de que garanticen el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Mandamiento IX: Acreditarás el cumplimiento ante tus clientes

Revisarás y auditarás tus sistemas de información de forma periódica para verificar que se está cumpliendo con la normativa y pondrás los medios necesarios para implantar todos los controles que mitiguen los riesgos a los que se expone tu asesoría y despacho, de modo que siempre podrás acreditar tu cumplimiento de la normativa ante tus clientes, cuando así te lo requieran.

Mandamiento X: Atenderás los derechos de los afectados

Cuando algún interesado te solicite el ejercicio de alguno de sus derechos, le darás trámite a su solicitud de la manera rápida y diligente, decidiendo sobre solicitud siempre en función de cada caso y cumpliendo con los procedimientos regulados en la normativa aplicable de protección de datos.